Les 3 règles à respecter pour se faire payer par un Grand Groupe

Pas toujours facile de se faire payer par un grand groupe! La fable du pot de terre contre le pot de fer est une réalité tenace. Pour limiter les risques de ne pas obtenir le paiement de ses factures, voici les règles à respecter, autour des thèmes : suivi des procédures, dématérialisation, mise en action du droit, sans oublier l’inversion du rapport de force.

1. Appliquer les procédures

S’il y a un domaine où il faut appliquer scrupuleusement les procédures, c’est bien dans les relations avec les grands groupes !

Circuits de décision, flux de documents : il convient d’identifier les personnes décisionnaires et signataires, les pièces à compléter. Le plus souvent, la procédure passe par un bon de commande interne, émis par la grande entreprise, avec un numéro de référence qui devra se retrouver sur tous les documents envoyés. Le bon de commande doit être signé par une personne autorisée, qui visera aussi la facture pour autoriser la mise en paiement. Sans cela, il est difficile de se faire payer.

On retrouve ainsi régulièrement des problèmes lorsque la prestation, la commande, a été passée en urgence, hors du circuit normal. La régularisation a posteriori n’est pas toujours simple à obtenir.

2. Gérer la dématérialisation

De plus en plus, les grands groupes mettent en place des processus de dématérialisation, souvent avec un centre de services partagés domicilié dans un pays où les coûts sont plus bas : Hongrie, République Tchèque, Inde, et même Madagascar. La dématérialisation porte sur la commande, la facture, la validation des documents. Dans certains cas, un site internet dédié est créé, auquel il faut s’abonner pour prétendre être fournisseur du groupe. Et cet abonnement peut nécessiter une cotisation mensuelle ou annuelle. Ce sont ainsi les fournisseurs qui payent pour l’administratif de leur client … Ce référencement est indispensable, avec son cortège de documents à fournir et d’autorisations à obtenir au préalable, même pour une facturation de quelques centaines d’euros. Les relations deviennent plus impersonnelles et plus compliquées: interlocuteur joignable uniquement par e.mail, ou par la messagerie interne de la plate-forme, communication en anglais, difficulté à obtenir des réponses lorsque le problème sort du champ des procédures normales.

3. Mettre le droit de son côté

Ce n’est pas parce que les procédures internes du grand groupe n’ont pas été correctement suivies que la facture n’est pas due ! Si votre prestation a été commandée, exécutée, et n’a pas été contestée, la facture est due, et le droit est de votre côté.

Le non-respect d’un formalisme qui vous est imposé n’est pas une raison juridique valable pour ne pas payer. Mais les exécutants vont se réfugier derrière cet alibi pour justifier le non-paiement, car ils ne veulent pas être pris en faute en contrevenant à une procédure interne. L’affaire peut se régler en faisant intervenir un supérieur hiérarchique qui a autorité pour faire valider un paiement, même si le formalisme n’est pas respecté. Il est parfois utile de contacter directement un directeur financier ou un directeur juridique pour obtenir une solution au problème, en faisant valoir que la créance est incontestable, et que vous avez donc le droit de votre côté : c’est une bonne utilisation du rapport de force.

4. Quelques cas concrets

Pour une société de formation, créancière d’un grand groupe international de produits de grande consommation, le Cabinet d’Ormane a identifié le bon interlocuteur, puis a aidé le créancier pour valider son inscription sur le site internet de dématérialisation, afin d’obtenir le règlement de l’impayé.

Pour une société de distribution automatique, à propos de factures sur une filiale d’un groupe de construction et de concessions, le Cabinet d’Ormane a mis en évidence qu’une réorganisation interne du débiteur avait conduit à la filialisation régionale des activités; le créancier a ainsi pu émettre une facture à la bonne filiale, pour débloquer le paiement.

Pour un distributeur de matériels d’exposition, l’impayé sur un leader de l’événementiel a nécessité une procédure judiciaire, car le nouveau comptable en charge de l’affaire chez le débiteur refusait d’aller rechercher dans les archives les preuves de la prestation, et donc de valider le paiement. Ce n’est qu’après l’envoi par le Cabinet d’Ormane du titre exécutoire au directeur financier que le paiement a été obtenu.