Alexandre DormaneLa réponse à cette question est très simple mais mérite quelques explications.
Entre un débiteur de bonne foi qui doit 8.000 € et qui nous paie après la première réclamation envoyée en joignant un mot d’excuse pour le retard, et celui de mauvaise foi qui doit 28.92 € à son dentiste pour un détartrage et qui nous demande la copie d’un devis qu’il sait ne pas avoir signé, les pièces nécessaires ne sont pas les mêmes.
Envisageons le problème sous deux angles : tout d’abord d’un point de vue pratique, opérationnel, ensuite sous l’angle juridique
D’un point de vue pratique
De manière très pratique et opérationnelle, nous n’avons besoin d’aucune pièce justificative pour démarrer nos actions de recouvrement. Les seules informations nécessaires sont les coordonnées du débiteur, le montant de la somme due et la date d’échéance, son téléphone et son e.mail, si possible. C’est tout ce qu’il nous faut pour démarrer notre action. Ces informations doivent être renseignées sur notre site web lors de la saisie des dossiers.
Pourquoi si peu d’informations pour démarrer notre intervention ?
Statistiquement, nous avons constaté que moins de 15% des débiteurs demandaient la copie de la facture ou des pièces justificatives. En effet, la plupart des débiteurs savent très bien ce qu’ils doivent : les particuliers car ils n’ont pas des dizaines de factures impayées, les entreprises car ces factures sont généralement enregistrées dans leur comptabilité.
Comme nous ne vous demandons pas de pièces justificatives au début de nos actions, nous vous simplifions la tâche et vous évitons de devoir rechercher et nous transmettre des pièces dont nous n’aurons finalement pas besoin dans la plupart des cas.
Ce n’est donc que dans environ 15% des cas que nous vous demanderons de nous envoyer les pièces justificatives. Mais quelles sont ces pièces nécessaires pour prouver votre créance ?
D’un point de vue juridique
La question est de savoir comment prouver juridiquement que la somme est due. Il s’agit bien d’une question de preuve et non pas de la réalité juridique de la vente, car selon l’Article 1583 du Code Civil « La vente est parfaite… dès qu’on est convenu de la chose et du prix », le consentement des parties n’est soumis à aucune condition de forme.
A noter cependant que dans certaines activités, l’établissement d’un devis est obligatoire, notamment pour des travaux dans le bâtiment, déménagement, optique médicale, service à la personne etc… Cette réglementation trouve sa source dans de plusieurs lois, décrets et arrêtés, qui sont résumés ici.
Dans les dossiers de recouvrement qui nous sont transmis, une somme est due parce qu’une vente a été réalisée et non payée. Il s’agit donc de démontrer qu’une vente a été réalisée.
Et plus précisément, de prouver que la commande a été passée et la chose livrée ou la prestation exécutée. Voyons ces deux points.
La commande
La preuve de la commande peut être un bon de commande signé, un devis signé avec la mention « bon pour travaux ». Elle peut aussi résulter de l’envoi d’un e.mail du débiteur dans lequel il indique commander telle prestation à tel prix, ou d’une conversation téléphonique, mais dans ce cas la preuve sera plus difficile à fournir, à moins de posséder un enregistrement.
Pour les commandes numériques passées sur un site web, il est important de conserver la trace de l’accord de votre client avec l’horodatage, l’adresse IP de la personne connectée et le contenu de la commande affichée.
Ces commandes passées sur un site Web sont parfaitement admises par les Tribunaux en cas de procédure judiciaire.
La livraison
Par livraison, nous entendons la remise d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de service.
Pour une livraison de marchandise, il s’agit de conserver la preuve de livraison fournie par le transporteur, la Poste, ou tout autre prestataire ayant effectuée la livraison physique. Attention, certains prestataires ne conservent les preuves que 12 mois ; en cas d’impayé, il faut donc penser à les réclamer avant cette échéance.
Dans le cas d’une prestation de service, il convient de faire signer à vos clients un document attestant que la prestation commandée a bien été réalisée conformément à la commande.
Cette preuve de réalisation de la prestation est très importante car les contestations des débiteurs portent souvent sur la non réalisation d’une prestation : « la personne n’est pas venue faire la prestation », « le logiciel ne fonctionne pas » etc…
En conclusion
Nous pouvons donc dire que pour démarrer nos actions de recouvrement, nous n’avons pas besoin de pièces justificatives, nous ne vous les demanderons que dans environ 15% des cas, si nécessaire.
Si nous avons besoin de ces pièces, il s’agira d’un document justifiant que votre client vous a passé telle commande à tel prix, et une preuve de la livraison ou de la réalisation de la prestation.
