Au coeur de nos process, nous vous présentons les 3 technologies pour accélérer les recouvrements. En l’espace de quelques années, les outils utilisés pour le recouvrement de créances ont profondément transformé la pratique de notre métier, pour une meilleure efficacité. Gestion électronique des documents (GED), programmes de relances par e.mails et SMS, paiements directs par carte bancaire : voici comment ces 3 technologies accélèrent les recouvrements, et augmentent les taux de réussite.

1. La Gestion Electronique de Documents, GED

La transmission des dossiers par voie informatique, via la connection à l’espace client sur le site internet du Cabinet d’Ormane, est déjà très largement utilisée.

Le déploiement d’un système de gestion électronique de documents accélère les échanges d’informations entre le créancier, le débiteur et le Cabinet d’Ormane. Ainsi, lorsqu’un débiteur demande la copie d’une facture, celle-ci est immédiatement téléchargée par le créancier sur le site et stockée dans le dossier du débiteur; celui-ci reçoit alors un e.mail avec un lien pour consulter et télécharger le document demandé. Inversement, lorsqu’un débiteur nous adresse un courrier ou une contestation, nous envoyons un e.mail au créancier avec le lien vers ce document. Le gain de temps est significatif, de même que les coûts de gestion des documents : tout le monde est gagnant lorsqu’une affaire est réglée plus rapidement. Enfin, cela s’inscrit dans une démarche de développement durable et d’optimisation des ressources : la GED diminue la consommation de papier et le volume de courrier transporté.

2. Les relances par e.mails et SMS

Loin d’être intrusifs ou dérangeants, les relances par e.mails et SMS établissent un lien simple avec les débiteurs, tout en respectant leur confidentialité. Un appel téléphonique peut tomber à un mauvais moment pour le débiteur, l’empêchant de répondre, sans compter le problème des répondeurs fréquemment activés. Au contraire, un SMS ou un e.mail est ouvert et lu au moment où le débiteur choisit de le faire, quand il est disponible. C’est pourquoi, quand un dossier est confié en recouvrement, la communication de l’adresse e.mail et du n° de téléphone mobile du débiteur est un atout essentiel. De plus, l’e.mail et le SMS comportent un lien vers le site de paiement par carte bancaire, afin de régler rapidement : c’est ce que l’on appelle en anglais un CTA, call to action. Le débiteur reçoit un message lui rappelant l’impayé, avec le lien pour une solution immédiate sous la forme d’un paiement par carte bancaire. Voici une illustration du « nudge », le coup de pouce destiné à inciter le débiteur à régler sans attendre, comme notre blog l’a présenté dans un récent article. Enfin, ces messages s’adaptent bien au format des smartphones, dont l’utilisation est maintenant prépondérante par rapport aux ordinateurs. Nous constatons d’ailleurs sur le site du Cabinet d’Ormane que 70% des paiements par carte bancaire sont maintenant initiés à partir d’un smartphone.

3. Les paiements par carte bancaire

L’usage de la carte bancaire est de plus en plus fréquent, à mesure que les transactions par internet se développent. Nul besoin de rechercher son carnet de chèque, de remplir puis de poster le paiement; inutile de passer du temps à intégrer un RIB sur le site de sa banque, pour une utilisation unique. Au Cabinet d’Ormane, nous constatons que les débiteurs personnes physiques effectuent 2 paiements sur 3 par carte bancaire, par l’intermédiaire de notre site de paiement sécurisé Banque Postale. Les avantages sont multiples : rapidité d’exécution, sécurité (la confirmation du paiement est immédiate), et surtout simultanéité entre la décision de payer et la transmission du règlement. Ce point est essentiel, car il s’agit de faciliter la tâche du débiteur, pour que son règlement soit aisé et rapide une fois qu’il a pris la décision de payer, par exemple après avoir reçu un rappel par SMS ou e.mail. C’est la fameuse optimisation du parcours client, chère aux vendeurs par internet, adaptée ici au recouvrement de créances.

La généralisation des ces technologies dans notre pratique du recouvrement a porté ses fruits, puisque nous constatons une amélioration des taux de recouvrement, ainsi qu’une plus grande rapidité des paiements par les débiteurs, au bénéfice de nos clients.