3 techniques simples pour réduire le DSO

Le DSO, Days Sales Outstanding, mesure le compte clients rapporté au chiffre d’affaires : combien de jours de chiffre d’affaires représente le compte clients de l’entreprise. On le calcule en faisant le rapport entre le compte clients et le chiffre d’affaires TTC des 12 mois précédents; le résultat est multiplié par 365 pour l’exprimer en jours. Cet indicateur de transformation des ventes en cash est un outil essentiel pour suivre le compte clients, de façon simple. La réduction du DSO est donc un objectif primordial d’un directeur financier ou d’un credit manager. Les 3 techniques simples pour réduire le DSO peuvent être résumées en 3 mots : Organiser – Anticiper – Relancer.

1. Organiser

On n’insistera jamais assez sur l’impact d’une bonne organisation pour réduire le DSO. Et d’autant plus qu’il s’agit de mettre en oeuvre quelques principes de bon sens !
Il s’agit en premier lieu de formaliser le circuit depuis la prise de commande jusqu’au règlement du client, en s’assurant que toutes les étapes sont bien respectées.
– Obtention des pièces justicatives de la prestation : bon de commande ou devis signé, bon de livraison signé ou réception des travaux, facture émise correspondant à la prestation effectuée.
– Mise en place d’une procédure de gestion exhaustive des comptes clients, en y consacrant les moyens adaptés.
– Suivi des exceptions et des problèmes.
Souvent, des clients nous disent qu’ils ont travaillé en confiance, sans faire signer de devis. Pas correct ! La confiance existe à partir du moment où les papiers sont signés, lorsque les deux parties savent qu’elles parlent de la même chose.
Autre problème fréquent : la relance des comptes clients est considérée comme une activité peu intéressante et mal valorisée : les moyens en personnel ne sont pas adaptés, alors que le suivi des clients est au contraire essentiel pour la génération de cash, clé de la survie de l’entreprise.

2. Anticiper

Anticiper un problème, c’est déjà être sur la voie de sa solution !
Pour réduire le DSO, l’anticipation se décline en 3 volets.
– Connaître son client pour que le crédit client qui lui est accordé soit en accord avec sa situation financière. Il s’agit donc d’évaluer la qualité de crédit du client. Si l’on n’est pas féru d’analyse financière, on peut se reporter à des outils de scoring en ligne, qui donnent une bonne estimation. Cela évitera par exemple d’émettre une facture importante sur un client au bord de la défaillance.
– Identifier rapidement les problèmes techniques ou commerciaux, et les traiter sans délai. S’il y a une contestation sur la vente ou la prestation, il ne s’agit plus d’un problème de recouvrement. Il est donc inutile de multiplier les relances, qui seront dans ce cas inutiles et n’entraineront que perte de temps. Que faire alors : remonter et traiter les informations des commerciaux, prendre son téléphone pour s’assurer que la prestation est conforme, et surtout considérer qu’il s’agit d’un sujet prioritaire, qui ne se résoudra pas de lui-même si on le cache sous le tapis.
– Faire de la « prévenance » : adapté surtout aux factures importantes, cette technique consiste à rappeler au client la date d’échéance quelques jours avant, en précisant les modalités de paiement utilisables. Loin d’être intrusive, l’action de prévenance montre que le suivi du compte est considéré avec sérieux. C’est aussi un moyen pour faire remonter des problèmes.

3. Relancer

Le processus de relance mérite d’être formalisé, selon des scénarios qui seront adaptés aux clients et aux encours. L’objectif est de mettre en place une procédure systématique, la plus automatisée possible, surtout si les volumes sont importants, par courrier, e.mails et téléphone selon les cas.
Les actions en réponse au retard de paiement sont de plusieurs types. Le point essentiel est que chaque retard identifié doit faire l’objet d’une réponse adaptée, et qu’aucun compte ne passe entre les mailles du filet. S’il y a un litige technique ou commercial, le traiter rapidement. Pour un débiteur en difficulté financière, la mise en place d’un plan de règlement est souvent une bonne idée. Si aucune solution de ce type n’est trouvée, il convient de passer la main à un professionnel du recouvrement. Enfin, le suivi de la situation juridique du débiteur, grâce aux bases de données juridiques, donne les informations sur les cessions de fonds de commerce et les procédures collectives.
Rien de tout cela n’est compliqué à mettre en place. Et on sous-estime l’impact rapide et significatif de  l’implémentation de ces techniques simples sur la réduction du DSO.