Gestion du compte client

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La gestion du compte client représente un défi non négligeable pour chaque entreprise. En effet, il est important d’avoir à disposition un service qui gère automatiquement la relance des clients afin que les factures puissent être réglées à temps. De nouveaux outils sont apparus récemment pour automatiser entièrement la gestion du poste client et gagner un temps considérable. Pour mieux comprendre le fonctionnement de cet outil, il est avant tout nécessaire de savoir de quoi il s’agit vraiment. Comment procéder pour en assurer la gestion dans les meilleures conditions ?

De l’importance de la gestion du compte client

Une entreprise qui accepte de faire un crédit à ses clients se prive volontairement d’une partie de ses liquidités pour faciliter ses ventes. Pourtant, au même moment, elle doit elle-même s’acquitter de ses propres charges et notamment les salaires et charges sociales de ses employés, factures auprès de fournisseurs et honorer certaines charges courantes, loyers, etc.

Cela signifie que le crédit client a un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise. Pour mieux suivre ces flux de trésorerie, il est donc crucial d’adopter une bonne méthode de gestion de compte client, basée sur des informations détaillées, de qualité et régulièrement mises à jour.

Les moyens de gestion du compte client doivent permettre :

  • d’identifier facilement les factures par client ;

  • de connaître les sommes d’argent à recevoir par client ;

  • de connaître le délai de paiement restant depuis l’émission de la facture ;

  • d’obtenir un rappel automatique lorsque le compte client arrive à son terme ;

  • de pouvoir émettre facilement des relances lorsque l’échéance est dépassée.

Plus une entreprise gère un nombre important de clients, plus la gestion du compte client devient compliquée et chronophage. Dans ce cas, faire appel à une société spécialisée dans la gestion et le recouvrement de compte client s’avère souvent très pratique.

Les avantages majeurs de ce type de solution sont le gain de temps dans la relance des clients et l’amélioration du flux de trésorerie, car les clients règlent mieux et plus vite. Le service comptable n’est ainsi plus submergé par la relance clients et peut donc se consacrer à des tâches plus motivantes. Voyons maintenant les avantages et le mode de fonctionnement de ce type de service au niveau d’une entreprise ou tout simplement d’un commerce.

Pourquoi faire appel à une société de gestion de compte client ?

C’est le meilleur moyen, non seulement pour assurer le suivi de vos factures clients, mais aussi pour élaborer de bons plans stratégiques de recouvrement de créances. Vous n’avez plus besoin de vous perdre dans une mer de chiffres, de délais de paiement et de montants de factures. Vous n’avez pas non plus besoin d’imprimer des quantités de relances, la plateforme de gestion fait déjà le travail. L’automatisation ou la délégation de la gestion du compte client vous fait économiser du temps et de l’effort. De plus, si vous vendez à des collectivités publiques, l’interface avec Chorus Pro est généralement assuré.

Qui envoie les relances ?

Les relances des factures impayées incombent traditionnellement à votre entreprise. Néanmoins, ces envois peuvent être automatisés à partir de plateformes spécialement conçues pour le recouvrement de compte client. Souvent, l’envoi de messages de rappel dans les 5 ou 10 jours précédant la date d’échéance du compte client apporte de meilleurs résultats. Les chiffres prouvent que l’automatisation des relances de compte client fait économiser jusqu’à 80 % du coût de suivi de factures. Tout le mécanisme de création, d’envoi et de relance des factures est en effet confié à une plateforme spécialisée et libère ainsi une partie du personnel dédié à la gestion du compte client.

Les relances automatiques sont-elles vraiment efficaces ?

Certains cabinets spécialisés dans le recouvrement de créances disposent de leur propre outil en ligne pour automatiser la gestion des factures, l’envoi de message de rappel ou de demande de règlement de facture.

Cette plateforme envoie automatiquement les relances aux clients dont la facture approche l’échéance, comme si elles avaient été rédigées par l’entreprise elle-même. Cette dernière a le choix entre composer ses propres textes de relance ou choisir parmi les contenus rédigés au préalable par le cabinet.

Ces textes pré-écrits s’inspirent de scénarios différents et affichent un taux de rendement élevé. Leur efficacité s’explique par la longue expérience du cabinet dans la relance et le recouvrement de créance.

De plus, ces textes adoptent un ton et un contenu différents en fonction de leur destinataire. Les cabinets spécialisés possèdent des formules destinées à de grands comptes et d’autres textes réservés aux TPE-PME, aux artisans, aux professionnels indépendants et même aux particuliers. Le recours à ces textes préétablis permet ainsi d’accélérer le processus de recouvrement. Certains cabinets promettent un temps de traitement 15 % plus rapide qu’avec des moyens exclusivement humains.

Fonctionnement de la relance automatique des clients

Tout d’abord, l’entreprise envoie ses factures sur la plateforme fournie par le cabinet de recouvrement. L’envoi est entièrement sécurisé, et sans risque. Les factures peuvent même être générées sur place, avec le même outil fourni par le cabinet. Le système les analyse ensuite avant de procéder aux relances, et cela, selon le scénario convenu. Ensuite, le système envoie automatiquement les relances en fonction de la date d’échéance prévue au contrat.

Quels que soient le ton et le scénario employés, le courriel automatisé indique toujours le montant dû, le numéro de la facture à payer ou impayée et les pénalités éventuelles pour retard de paiement. Lorsque l’entreprise reçoit les paiements, elle doit mettre à jour la facture sur la plateforme. Cette dernière considérera alors le cas comme résolu et le retirera des comptes clients à traiter en urgence. Durant tout le processus, le nom du cabinet de recouvrement n’apparaît nulle part dans les documents de votre entreprise. Tous les courriers sont envoyés “comme si c’était vous “.

En cas d’échec des relances

Lorsque les lettres de rappel et de relance n’apportent pas les résultats escomptés à savoir le règlement de la facture, votre entreprise peut engager une procédure de recouvrement à l’amiable, soit en nom propre, soit avec l’aide d’un cabinet de recouvrement. Cette seconde option est souvent plus efficace, l’expertise professionnelle et l’expérience du cabinet apportant une grande différence.

Lorsque le dossier est traité en recouvrement, le cabinet envoie les lettres de relance en affichant son nom en fonction. Il se présente alors officiellement comme le mandataire de votre entreprise. Il s’agit alors d’un autre service bien différent d’un simple abonnement à une plateforme de gestion de compte client, de création de factures et d’envoi de lettres de relance.

 
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Voici pourquoi vous devriez faire appel à la gestion du compte client






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Gains de temps

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Vos clients paient régulièrement

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Relances envoyées en votre nom

Tarifs


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Starter


99 00
Tarif HT / mois*


Jusqu'à 600 factures/an
  • Frais de setup : 1 mois
  • E-mails prévenance, échéance, relance : illimités
  • Accès complet au tableau de board
  • 1 scénario de relance
  • Envoi des informations de facture : Sans re-saisie E-mail, PDF
  • Relances SMS 1
  • Recouvrement : Transfert en recouvrement : Sur validation de votre part
  • Relances postales 1 page noir et blanc 1.60€/pli (courrier, affranchissement inclus)

Business


249 00
Tarif HT / mois*


Jusqu'à 2 400 factures/an
  • Frais de setup : 1 mois
  • E-mails prévenance, échéance, relance : illimités
  • Accès complet au tableau de bord
  • 2 scénarios de relances
  • Envoi des informations de facture : Sans re-saisie E-mail, PDF, synchro compta
  • Relance SMS : 1
  • Recouvrement : Transfert en recouvrement : Sur validation de votre part
  • Relances postales 1 page noir et blanc 1.55€/pli (courrier, affranchissement inclus)

Premium


749 00
Tarif HT / mois*


Jusqu'à 12 000 factures/an
  • Frais de setup : 1 mois
  • E-mails prévenance, échéance, relance : illimités
  • Accès complet au tableau de bord
  • Multiples scénarios de relances
  • Envoi des informations de facture : Sans re-saisie E-mail, PDF, synchro compta
  • Relance SMS 1
  • Recouvrement : Transfert en recouvrement : Sur validation de votre part
  • Relances postales 1 page noir et blanc 1.50€/pli (courrier, affranchissement inclus)

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FAQ



Questions générales

Quel est l'objet de ce service?
Ce service automatise vos relances clients. Il relance vos clients à votre place pour qu’ils vous paient à l’échéance convenue, et rappelle aux retardataires qu’ils doivent payer.
Quels en sont les principaux avantages ?
Il y a deux avantages principaux: 1er Avantage: vous réduisez de façon drastique vos coûts de suivi de factures (jusqu’à 80% de réduction) notamment par les gains de temps. 2eme Avantage: vous êtes payé plus rapidement (environ 15% plus vite).
Qui envoie les relances ?
C’est notre système qui, matériellement, envoie les relances, mais nous les envoyons « comme si c’était vous » : en effet le nom du Cabinet Dormane n’apparait nulle part.
Qui décide du texte, du contenu des relances?
Vous. Mais nous vous proposons en plus des textes que nous avons nous même rédigés. Ce sont des textes efficaces, et des scénarios de relances testés dont l’efficacité est prouvée. Vous bénéficiez ainsi de notre longue expérience dans la relance client ; mais c’est vous qui décidez et vous pouvez bien entendu utiliser vos propres textes.
Qu'est ce que vous entendez par 'scénario de relance'?
C’est un ensemble de relances graduées, envoyées via différents moyens et selon une périodicité déterminée. Le scénario commence généralement par un rappel de « prévenance », avant l’échéance et peut se terminer par une LRAR, préalable à une éventuelle mise en recouvrement contentieux.
Quelle est la différence avec votre service de recouvrement de créances que nous connaissons?
1) Ce nouveau service de relance prend en charge la facture dès la facturation, avant l’échéance. Pour le recouvrement, nous prenons en charge le dossier après l’envoi de toutes vos relances amiables, quand vous constatez que vos propres actions sont vaines. 2) Le contenu des relances est différent : avec ce nouveau service les relances sont envoyées « comme si c’était vous », c’est-à-dire avec votre entête. Le nom du Cabinet d’Ormane n’apparaît donc pas. Lorsque nous prenons le dossier en recouvrement, les relances sont envoyées sur entête « Cabinet Dormane Recouvrement » et nous commençons par une mise en demeure. 3) La tarification est différente : pour ce service de relance, c’est un forfait qui dépend du nombre de factures ; pour le recouvrement, c’est un pourcentage qui dépend des sommes récupérées.
Peut-on utiliser les deux services successivement?
Oui bien entendu. En fait nous vous proposons un service complet de « Gestion de Compte Client » et c’est là tout l’intérêt de ce système. Vous commencez par la gestion des relances et vous pouvez décider ensuite de passer en « recouvrement contentieux » pour les mauvais payeurs restants.
Je travaille avec des TPE mais aussi avec des Grands Comptes ; peut-on prévoir plusieurs scénarios de relances différents ?
Oui. Selon la formule choisie nous pouvons mettre en place plusieurs scénarios différents. Des e-mails de relances peuvent même être adressés à plusieurs interlocuteurs distincts pour chaque facture.
Comment envoyez-vous les relances?
Nous pouvons envoyer les relances par email, sms, mais aussi courriers simples ou LRAR (une facturation spécifique s’applique alors pour les courriers).

Utilisation du service

De quelles informations avez-vous besoin ?
Pour qu’une relance soit efficace, vous nous communiquez le nom de votre client, le montant dû, la date de la facture et/ou la date de l’échéance et la référence de la facture et bien entendu un moyen de contacter le payeur: email, n° mobile, ou adresse postale.
Je vends des logiciels en ligne et je n'ai pas l'adresse postale de mes clients
Aucun problème, nous interviendrons uniquement par email
Quel est le moyen le plus efficace pour effectuer les relances?
C’est maintenant l’email qui est le plus efficace d’où l’importance de bien connaître l’email de tous vos clients.
A quel moment dois-je vous transmettre les factures, avant ou après l'échéance ?
Avant l’échéance, ceci est important car nous envoyons généralement un message à vos clients quelques jours avant cette date pour qu’ils n’oublient pas cette échéance. C’est ce que nous appelons la relance « prévenance ». Elle augmente significativement le taux de paiement à l’échéance.
Mon service comptable passe beaucoup de temps à mettre les factures sous enveloppe, les affranchir et les poster, que proposez-vous sachant que mes clients veulent encore recevoir des factures 'papier' ?
Nous avons la solution à ce problème récurrent et chronophage: Dès que vous avez émis une facture,vous l’envoyez sur la plate forme. Nous nous chargeons de son envoi postal, et vous bénéficiez en plus d’un tarif d’affranchissement très avantageux.
Mon client peut-il consulter sa facture en ligne ?
La consultation en ligne est possible, si vous envoyez la facture en PDF. Nous la stockons et incluons un lien dans le mail pour que votre client puisse la consulter et la télécharger. De plus, cela vous évite d’avoir à renvoyer un double à ceux qui l’auraient perdue.tarif d’affranchissement très avantageux.
Je travaille avec les administrations et je vais devoir envoyer mes factures sur 'Chorus Pro'
Notre plate-forme est interfacée avec Chorus Pro, il vous suffit donc de nous envoyer votre facture par mail et nous l’intégrons dans Chorus Pro (voir https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics- facture-electronique)
Est ce que je dois vous envoyer les factures de tous mes clients?
Vous n’avez aucune obligation sur ce point. Vous envoyez les factures des clients que vous choisissez, mais nous vous conseillons cependant d’envoyer toutes vos factures ; cela vous évite de perdre du temps à faire le tri ; de plus, vos clients constatent que vous êtes bien organisés et cela améliore la crédibilité de votre société.
Je souhaiterais que certains clients ne soient pas relancés, est-ce possible ?
C’est une possibilité : nous pouvons affecter certains types de clients à un plan de relance « muet »
Il y a parfois des problèmes commerciaux ou techniques avec les clients et il faut interrompre les relances.
Sur votre « Tableau de bord », vous pouvez interrompre les relances pour une facture ou un client particulier.

Envoi des informations

Comment vous transmettre les factures émises?
Grâce à l’adaptabilité de la plate-forme, différents modes d’envois sont à votre disposition : • Un email avec une facture jointe en PDF • Un email avec plusieurs factures jointes en PDF • Un « glisser / déposer » des factures sur la plate-forme • Envoi d’une ou plusieurs factures en FTP • Envoi par notre API • Envoi par email d’un fichier Excel ou CSV avec les clients, et un autre fichier avec les factures • Upload sur le site de ces fichiers • Export d’un fichier de facturations de votre logiciel de gestion commerciale ou de comptabilité et envoi sur le site • Saisie directe sur la plate forme
Comment je vous signale le règlement des factures?
Tous les outils précédents peuvent être utilisés
Quand mettre à jour le système lors d'un règlement ?
Le plus tôt possible, cela évite d’envoyer des relances alors que vous avez été payé.
J'ai une base clients qui change très peu, est-ce que je peux vous envoyer chaque mois uniquement les informations de facturation du mois avec le numéro du client?
Oui bien entendu
Les factures doivent elles comporter des mentions spécifiques?
Non, les mentions légales sont suffisantes.
Les factures doivent elles avoir un format spécifique si je vous les envoie en PDF par email ?
Non. Lors de la phase de création de votre compte, vous nous fournissez un jeu de factures et notre logiciel va « apprendre » à reconnaître les bonnes informations sur vos factures. Par la suite, vous conservez ce même format de facture.
Ai-je une preuve que le système a bien pris en compte mes factures pour relancer mes clients ?
Oui, sur le « Tableau de bord » vous pouvez visualiser les factures en cours
Quelle garantie sur la confidentialité des informations ?
Notre plateforme est certifiée PCI DSS, qui est le meilleur standard actuel. Les données sont hébergées en France.

Question sur les formules

Comment calculez-vous le nombre de factures?
Le nombre de factures compris dans votre formule est annualisé. La saisonnalité de votre facturation n’est donc pas un problème.
Quelle est la durée du contrat avec vous ?
Le contrat est d’une durée de 1 an renouvelable, il vous est facturé tous les trimestres.

Ouverture du compte

Je suis convaincu que vous apportez la solution à mon problème de relance clients, comment faire pour ouvrir un compte?
Renvoyez-nous le contrat avec le choix de votre formule Dès réception nous vous contacterons pour définir ensemble les scénarios de relances et le mode de transfert des factures le plus adapté à votre entreprise.