Welche Unterlagen sind erforderlich, um uns eine Inkassosache zu übermitteln?

Die Antwort auf diese Frage ist sehr einfach, erfordert jedoch einige Erläuterungen.

Zwischen einem gutgläubigen Schuldner, der 8.000 € schuldet und nach der ersten Mahnung mit einer Entschuldigung für die Verzögerung zahlt, und einem unredlichen Schuldner, der 28,92 € seinem Zahnarzt für eine Zahnsteinentfernung schuldet und eine Kopie eines Kostenvoranschlags anfordert, von dem er weiß, dass er ihn nicht unterschrieben hat, sind die erforderlichen Unterlagen nicht dieselben.

Betrachten wir das Problem aus zwei Perspektiven: erstens aus praktischer und operativer Sicht, und zweitens aus rechtlicher Sicht.

Aus praktischer Sicht

Aus rein praktischer und operativer Sicht benötigen wir keine Belege, um unsere Inkassomaßnahmen zu beginnen. Die einzigen Informationen, die erforderlich sind, sind die Kontaktdaten des Schuldners, der ausstehende Betrag und das Fälligkeitsdatum sowie, wenn möglich, seine Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Informationen müssen bei der Eingabe des Falls auf unserer Website angegeben werden.
Warum brauchen wir so wenige Informationen, um unsere Arbeit zu beginnen?
Statistisch gesehen haben wir festgestellt, dass weniger als 15 % der Schuldner eine Kopie der Rechnung oder der Belege anfordern. Die meisten Schuldner wissen genau, was sie schulden: Privatpersonen, weil sie nicht viele unbezahlte Rechnungen haben, und Unternehmen, weil diese Rechnungen in der Regel in ihrer Buchhaltung erfasst sind.
Da wir zu Beginn unserer Maßnahmen keine Belege von Ihnen verlangen, erleichtern wir Ihnen die Arbeit und ersparen Ihnen die Suche nach Unterlagen, die in den meisten Fällen nicht benötigt werden.
Nur in etwa 15 % der Fälle werden wir Sie bitten, uns die Belege zu übermitteln. Aber welche Unterlagen sind notwendig, um Ihre Forderung zu beweisen?

Aus rechtlicher Sicht

Die Frage ist, wie man rechtlich nachweist, dass der Betrag fällig ist. Es handelt sich um eine Beweisfrage und nicht um die rechtliche Realität des Verkaufs, da gemäß Artikel 1583 des französischen Zivilgesetzbuches „der Verkauf abgeschlossen ist, sobald die Parteien sich über den Gegenstand und den Preis geeinigt haben“. Das Einverständnis der Parteien ist an keine bestimmte Form gebunden.
Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass in einigen Branchen die Erstellung eines Kostenvoranschlags obligatorisch ist, insbesondere für Arbeiten im Bauwesen, Umzüge, medizinische Optik, persönliche Dienstleistungen usw. Diese Vorschrift ist in verschiedenen Gesetzen, Dekreten und Verordnungen festgelegt, die hier zusammengefasst sind.
In den Inkassofällen, die uns übermittelt werden, ist eine Summe fällig, weil ein Verkauf getätigt und nicht bezahlt wurde. Es geht also darum, nachzuweisen, dass ein Verkauf getätigt wurde.
Genauer gesagt muss bewiesen werden, dass die Bestellung aufgegeben und die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Betrachten wir diese beiden Punkte:

Die Bestellung

Der Nachweis der Bestellung kann ein unterzeichneter Bestellschein oder ein Kostenvoranschlag mit der Bemerkung „Für Arbeiten gut“ sein. Sie kann auch durch eine E-Mail des Schuldners erbracht werden, in der er die Bestellung zu einem bestimmten Preis aufgibt, oder durch ein Telefongespräch, wobei in diesem Fall der Nachweis schwieriger zu erbringen ist, es sei denn, es liegt eine Aufzeichnung vor.
Für digitale Bestellungen über eine Website ist es wichtig, den Nachweis der Zustimmung des Kunden mit Zeitstempel, IP-Adresse des verbundenen Nutzers und dem Inhalt der Bestellung aufzubewahren.
Diese Online-Bestellungen werden von den Gerichten im Falle eines gerichtlichen Verfahrens vollständig anerkannt.

Die Lieferung

Unter Lieferung verstehen wir die Übergabe einer Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung.
Für die Lieferung von Waren muss der Liefernachweis des Spediteurs, der Post oder eines anderen Dienstleisters aufbewahrt werden, der die physische Lieferung durchgeführt hat. Beachten Sie, dass einige Dienstleister diese Nachweise nur 12 Monate lang aufbewahren; bei einem Zahlungsausfall sollten Sie daher daran denken, diese vor Ablauf dieser Frist anzufordern.

Im Falle einer Dienstleistung sollte Ihr Kunde ein Dokument unterschreiben, das bestätigt, dass die bestellte Leistung wie vereinbart erbracht wurde.
Dieser Nachweis der Leistungserbringung ist sehr wichtig, da die Einwände der Schuldner häufig auf die Nichterbringung der Dienstleistung abzielen: „Die Person ist nicht gekommen, um die Leistung zu erbringen“, „Die Software funktioniert nicht“ usw.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir für den Beginn unserer Inkassomaßnahmen keine Belege benötigen und diese nur in etwa 15 % der Fälle anfordern, falls erforderlich.

Wenn wir diese Unterlagen benötigen, handelt es sich um ein Dokument, das belegt, dass Ihr Kunde eine Bestellung zu einem bestimmten Preis aufgegeben hat, und einen Nachweis über die Lieferung oder die Erbringung der Dienstleistung.
In einem nächsten Artikel werden wir die Notwendigkeit besprechen, Ihren Kunden eindeutig zu identifizieren.