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QUI EST VOTRE DEBITEUR ?

Nous constatons régulièrement que l'identité exacte des débiteurs n'est pas toujours bien connue de nos clients : raisons sociales approximatives, numéro d'inscription au RCS inconnu, etc... Ces problèmes entraînent parfois des erreurs de débiteurs, voire empêchent une procédure judiciaire. En respectant quelques règles simples, il est possible d'éviter ces déconvenues.

1) Comment identifier précisément votre client ?

Les confusions sur l'identité des débiteurs proviennent soit d'une imprécision due au créancier, soit d'une volonté délibérée du débiteur. Voici les erreurs les plus fréquentes.

Le nom commercial ne correspond pas toujours à la raison sociale : la même enseigne commerciale peut être utilisée par deux ou plusieurs sociétés d'un même groupe. Seul le numéro SIREN, ou numéro RCS, donne l'identité exacte du débiteur ; la consultation d'une base de données juridiques permet de la retrouver facilement.

La société exploitante peut ne pas être celle propriétaire du fonds de commerce. Soyez prudent si vous voyez le nom :  société d'exploitation, ou société nouvelle. Le fonds de commerce a pu être donné en location-gérance : il importe alors de facturer la société exploitante, et non pas la propriétaire. Autre possibilité, suite à un redressement judiciaire, l'activité a été reprise par une nouvelle société, mais garde le même nom commercial.

Si une société a plusieurs établissements, la procédure judiciaire sera diligentée au siège social, et non pas sur un établissement secondaire.

2) Quelles sont les astuces des clients mauvais payeurs ?

Les clients mauvais payeurs jouent sur la confusion possible entre différentes sociétés portant des noms identiques ou proches. La vigilance s'impose.

Attention si un client demande de facturer une autre société. Si le bon de commande et la facture ne sont pas libellés au même nom, la récupération de votre créance sera plus difficile, car le débiteur facturé contestera la créance au motif qu'il n'a rien commandé.

3) Que faire pour éviter ces problèmes ?

- En liaison avec vos commerciaux ou représentants, assurez-vous de l'identité juridique exacte de vos clients. Par exemple, prévoyez d'indiquer systématiquement sur le dossier d'ouverture de compte ou sur le bon de commande le numéro SIREN de votre client, et assurez-vous que vos commerciaux sont bien sensibilisés à l'importance de cette précaution.

- Ne confondez pas raison sociale et nom commercial. En présence d'un nom portant à confusion, il convient d'être spécialement vigilant.

- Si vous constatez qu'un client a modifié son nom ou sa raison sociale, recherchez-en la cause, même s'il s'agit d'une relation d'affaires ancienne.

- Refusez de facturer une société différente de celle qui a passé commande, sauf si vous avez son accord écrit.